6.1 Het traject van een webinar ingeval van Full Service start met het versturen van de uitnodigingen. OLS verzorgt de volledige voorbereiding van het webinar. Naast het inboeken van de reservering, indien één van de studio’s beschikbaar is, vult OLS het webinar met de door de Klant aangeleverde content (presentatie, pollvragen, call to actions, enquête, etc.).
6.2 De uitnodigingen kunnen door de Klant worden verzorgd (Self Service), of indien gewenst door OLS (Full Service). In het laatste geval verschaft de Klant aan OLS de benodigde naam / adres / woonplaatsgegevens / mailadres / telefoonnummer (hierna: NAW gegevens) van de personen die de Klant wenst uit te nodigen voor een webinar, waarna OLS de uitnodigingen verzorgt.
6.3 Deze NAW gegevens blijven eigendom van de Klant en zullen uitsluitend ten behoeve van het uitnodigen van potentiële deelnemers aan een webinar in opdracht van de Klant door OLS worden gebruikt.
6.4 Vanaf het moment dat een potentiële deelnemer geattendeerd is op een webinar zal OLS geautomatiseerd maximaal 4 e-mailberichten aan een potentiële deelnemer versturen, te weten de uitnodiging, een bevestiging, een herinnering en een agenda-uitnodiging. Dit wordt eventueel aangevuld met een sms-bericht ter herinnering indien het mobiele nummer van de potentiële deelnemer bij de Klant en OLS bekend is.
6.5 Gebruik van de Dienst op locatie van de Klant geschiedt op risico van de Klant. Indien apparatuur, programmatuur, netwerk of internetverbinding van de Klant niet toereikend blijken te zijn, dan zal OLS niet aansprakelijk zijn voor eventuele schade, en niet verplicht zijn tot het kosteloos opnieuw faciliteren van een webinar.
6.6 De presentatie wordt verzorgd door een medewerker van de Klant, eventueel met behulp van moderatoren.
6.7 De Klant is in het geval van Full Service verplicht minstens 2 werkdagen voor aanvang van het webinar de benodigde documentatie aan OLS in het juiste format, waaronder powerpoint en PDF, te verstrekken via support@onlineseminar.nl. Indien de Klant de documentatie niet, niet-tijdig, onvolledig in strijd met de in deze Raamovereenkomst neergelegde afspraken, of anderszins op onjuiste wijze aanlevert, behoudt OLS zich het recht voor om de documentatie niet of op een later tijdstip te verwerken en/of niet over te gaan tot het leveren van de Dienst.
6.8 In het geval van Self Service is de Klant zelf verantwoordelijk voor de documentatie en de content van het webinar.
6.9 De maximale duur van een presentatie is 60 minuten waarbij een uitloop van 15 minuten is geoorloofd, mits deze uitloop niet van structurele aard is. Wanneer de uitloop groter is dan 15 minuten, zal per extra kwartier, ingaande bij de eerste minuut van het eerstvolgende kwartier, een kwart van de webinarprijs in rekening worden gebracht. Met betrekking tot de uitloop van een webinar hanteert OLS een fair-use policy. Bij herhaaldelijke overschrijding van de maximale duur heeft OLS het recht, na een eerste waarschuwing, om ook kosten voor de eerste 15 minuten uitloop in rekening te brengen.
6.10 Zowel tijdens als na de presentatie kan de Klant via de Dienst beschikken over de feedback van de deelnemers aan een webinar en over de gegevens met betrekking tot het aantal deelnemers en de periode dat zij aan het webinar hebben deelgenomen ("Feedback Data").
6.11 OLS behoudt zich het recht voor om gegevens die voortkomen uit een webinar te analyseren, dit uitsluitend met het doel de Dienst te optimaliseren en verkrijgt in dit verband een eeuwigdurende, onbeperkte, wereldwijde, royaltievrije licentie van de Klant.
6.12 Indien gedurende een aaneengesloten periode van 6 maanden de Klant geen webinar inboekt, heeft OLS het recht om de Dienst inactief te maken. Het inactief maken heeft tot gevolg dat inloggen op de accounts die toegang geven tot het OLS systeem niet langer mogelijk is en op deze wijze de het OLS systeem wordt geblokkeerd voor inzage en bewerking van gegevens. De Klant wordt door OLS tijdig geïnformeerd over het voornemen tot en het tijdstip van het inactiveren van de bedrijfsomgeving. De Klant is vervolgens zelf verantwoordelijk voor het exporteren en opslaan van data voor het moment dat de omgeving daadwerkelijk inactief zal zijn. De "on-demand versies" en "terugkijklinks" blijven beschikbaar gedurende de overeengekomen periode, al dan niet via de het OLS systeem.
6.13 Wanneer een nieuw webinar wordt ingeboekt zal de omgeving opnieuw geactiveerd worden zonder dat hier voor de Klant kosten aan verbonden zijn.