Als de datum vaststaat en de inschrijflink compleet is, kun je het webinar delen met je doelgroep. Ons advies is om minimaal 2 weken van te voren te starten met uitnodigen en in aanloop naar het webinar nog 2 á 3 herinneringen te versturen.
Termijn
Circa 2 weken voor aanvang webinar
Inschrijflink verspreiden
De meest gebruikte manier om mensen uit te nodigen is de inschrijflink die wordt gecommuniceerd in een uitnodiging. Een mailing naar potentiële deelnemers versturen levert de meeste conversie op. Daarnaast kan de link uiteraard ook gecommuniceerd worden op andere plekken. Denk hierbij aan social media-kanalen, je eigen website of een intranet.
Deelnemers importeren
Bij deze optie lever je in de door ons toegestuurde Excel template de gegevens van de deelnemers aan. Met deze Excellijst worden de deelnemers in één keer geïmporteerd en direct aangemeld voor het webinar. Deze optie kan gebruikt worden wanneer jullie zelf de inschrijvingen willen verzamelen, één specifieke groep meteen willen aanmelden (bijvoorbeeld leden), of wanneer de registraties al hebben plaatsgevonden.
Communicatiestructuur
Zodra een deelnemer is geregistreerd sturen wij verschillende notificaties naar de deelnemer. Dit betreft een geautomatiseerd proces waarbij de notificaties aangevuld kunnen worden met de door jou gewenste tekst en handtekening. Daarnaast staat het logo van de webinaromgeving bovenaan de notificaties.
Registratiemail
Wanneer een deelnemer zich voor het eerst registreert op de gepersonaliseerde webinar omgeving, versturen wij een registratie voltooien e-mail. In deze mail worden klanten verzocht om het account te verifiëren.
Herinnerings-sms
Één uur voor aanvang van het webinar versturen wij een sms naar de deelnemers, met daarin ter herinnering het tijdstip waarop het webinar plaatsvindt. Dit wordt uitsluitend verstuurd indien een deelnemer zijn mobiele telefoonnummer heeft opgegeven.
Het webinar van [klant naam] begint om [starttijd webinar]. Je kunt inloggen via www.ols.nl/[klantnaam]. Alvast een prettig en inspirerend webinar gewenst.
Follow-up mail
Na afloop van het webinar is het mogelijk om een bedank-e-mail te versturen, met daarin de terugkijklink. Hierbij kun je onderscheid maken tussen mensen die daadwerkelijk deel hebben genomen aan het webinar, en mensen die het webinar niet hebben gevolgd, maar zich wel hadden ingeschreven. De tekst voor deze e-mail kan ingevuld worden op het invulformulier.
Aanmeldingsbevestiging
Wanneer een deelnemer zich heeft aangemeld voor een webinar, versturen wij een aanmeldbevestiging. Gelijktijdig ontvangt de deelnemer ook een agenda-uitnodiging.
Herinneringsmail
24 uur voorafgaand aan het webinar, ontvangt de deelnemer een herinnering, met daarin nogmaals informatie over het aankomende webinar.
