Veelgestelde vragen

Een webinar is een interactief live seminar dat online wordt uitgezonden. Tijdens de uitzending zijn er verschillende functionaliteiten waardoor je met je doelgroep in gesprek kunt gaan: een live chat om vragen te stellen, aansporende call-to-actionbuttons, en een enquête en pollvragen om de mening van je kijkers te peilen. Met de toetsfunctie tenslotte krijg je automatisch inzicht in het kennisniveau van de kijkers.

Een webcast is een livestream van een event, bijvoorbeeld een live persconferentie. Een webinar is een interactieve, data gedreven online uitzending. Het grote verschil is dus de interactie die mogelijk is in een webinar: deelnemers kunnen reageren en meedoen.

Een webinar kan voor veel doelen worden ingezet:
>in- en externe communicatie, zoals een algemene ledenvergadering
>marketing / leadgeneratie
>thought leadership
>opleiding / e-learning
>productpresentaties
>Hybride events, waarbij er ook fysiek mensen aanwezig zijn bij het event.

Online Seminar biedt vaste studio’s verspreid over binnen- en buitenland. Daarnaast kunnen we een mobiele studio opbouwen, bijvoorbeeld voor een event. Dit is dus een tijdelijke studio. Een zogenoemde virtuele studio is ook mogelijk. Hierbij bootsen we een opname in de studio virtueel na, waarbij de presentatoren eigenlijk op een andere locatie aanwezig zijn. Tot slot is het mogelijk om een permanente studio bij jou op kantoor te laten bouwen. Dit is interessant wanneer je als organisatie de uitzending van webinars in eigen hand wilt nemen.

Bij full service wordt je organisatie gedurende het hele traject begeleid: van het versturen van de uitnodiging aan deelnemers tot de daadwerkelijke uitzending met regisseur en de evaluatie achteraf. Als klant richt je je volledig op de inhoud van de presentatie. In het geval van onze self service heb je als bedrijf een eigen studio. Wij hebben jouw medewerkers getraind om volledig zelfstandig een webinar te creëren. Je maakt daarbij gebruik van een licentie voor ons webinarplatform.

Zeker. Wij creëren een persoonlijke webinaromgeving voor jouw bedrijf, volledig in de eigen huisstijl. Dit is de pagina waar deelnemers terechtkomen wanneer zij zich willen aanmelden voor het webinar. Ook tijdens het webinar is er volop mogelijkheid om de huisstijl terug te laten komen, bijvoorbeeld in de presentatie en in een schermafbeelding in de studio.

Het platform is uitermate veilig. Wij zijn koploper in onze branche als het gaat om security. Wij zijn dan ook ISO 27001-gecertificeerd. Jaarlijks vindt er een audit plaats waarbij getest wordt of onze protocollen voldoen en of onze systemen nog steeds veilig zijn. Wij hebben onze datacenters in Nederland staan. Dataverwerking houden we in eigen hand – dit besteden we niet uit aan een derde partij.

Van tevoren zetten wij de persoonlijke webinaromgeving op, waarop deelnemers zich kunnen aanmelden. Daarvoor hebben we het bedrijfslogo en de omschrijving van het webinar nodig. Daarnaast hebben we de presentatie nodig plus de poll- en enquêtevragen die je wilt stellen. Je ontvangt van tevoren een handzaam digitaal formulier om alle materialen aan te leveren.

Het tijdstip is geheel afhankelijk van je doelgroep en het type webinar. Zitten er bijvoorbeeld veel mannen in de doelgroep? Dan is het niet handig om het webinar te plannen tegelijkertijd met een Champions League-wedstrijd. Werkt je doelgroep veelal parttime? Plan het webinar dan niet op woensdag of vrijdag. In het algemeen zien we dat dinsdagen en donderdagen de voorkeur hebben bij veel mensen. Maandag is vaak de opstart van de week, op woensdag en vrijdag zijn er minder mensen aanwezig.

Je ontvangt van ons een link naar de aanmeldpagina. De link kun je vervolgens uitsturen naar je doelgroep, bijvoorbeeld via social media, een nieuwsbrief of intranet. De deelnemer kan zich dus zelf aanmelden.

Uiteraard, en ons systeem voorziet in een automatisch e-mailservice. Je hoeft deze slechts 1 keer in te stellen. Deelnemers krijgen dan een bevestiging van deelname, een herinnering vlak voor de uitzending en een dankmail na afloop. Wanneer deelnemers hun telefoonnummer hebben opgegeven, krijgen zij vlak voor de uitzending ook een sms.

Een dry run, ofwel generale repetitie, is altijd verstandig: of je nu voor het eerst of voor de tiende keer een webinar geeft. Als je het voor het eerst doet, is het prettig om het programma door te lopen. Is het voor de tiende keer? Ook dan is het goed om zaken vooraf af te spreken, bijvoorbeeld de bruggetjes naar volgende items.

Dit is afhankelijk van de doelgroep. Wij adviseren altijd om zoveel mogelijk kanalen in te zetten en de boodschap voldoende te herhalen. Denk aan nieuwsbrieven, de eigen website, social media of (al dan niet betaalde) display- en linkbuilding campagnes. We raden de brievenpost wel af. We zien dat de respons daarop zeer laag is.

Een werkende internetverbinding en een browser zijn voldoende. Of die browser nu op een tablet, pc of telefoon zit – het platform werkt op elk device, zodat deelnemers het webinar overal ter wereld kunnen volgen.

Tijdens het webinar kun je op verschillende manieren de interactie aangaan:
>live chat
>pollvragen
>enquête
>calls to action
>kennistoetsen

Op verschillende manieren kun je kijkers vragen te reageren: denk aan pollvragen en enquêtes. Je kunt ze zelf instellen. Onze accountmanagers adviseren je over hoe vaak je ze tijdens de uitzending inzet en hoe je de resultaten interpreteert.

Bij ons betekent moderator niet ‘dagvoorzitter’. Wij bedoelen met moderator degene die de vragen in de chat beantwoordt. De moderator beantwoordt die zelf of stuurt ze door naar de presentator. De moderator kan dus vanuit huis werken en hoeft niet aanwezig te zijn in de studio. De moderator is altijd iemand van je eigen organisatie. Vanuit Online Seminar wordt diegene ondersteund door een technisch moderator, voor als er technische vragen zijn.

Op de locatie worden jij en je team welkom geheten door een host, jouw gastheer of -vrouw. Die ontzorgt je op alle vlakken. De host begeleidt ook de moderator, die de vragen van deelnemers via de chat beantwoordt. Een uur van tevoren houden de sprekers een generale repetitie met de regisseur. Tegelijkertijd krijgen de moderatoren die verantwoordelijk zijn voor de chat ook tekst en uitleg van de technische moderator van Online Seminar. Direct na de uitzending evalueren de regisseur en jouw team het webinar.

Zeker. Via onze virtuele studio kan de gastspreker ook vanuit een andere locatie meedoen. Wij creëren dan een verbinding en tonen de spreker op het scherm. Hierdoor ontstaat een zeer natuurlijk ogende situatie. De gastspreker kan uiteraard ook naar de studio komen. Bovendien hebben wij een poule van professionele sprekers die je uitzending naar een nog hoger niveau kunnen tillen.

Bij desktopsharing deelt de spreker in de studio zijn computerscherm met de deelnemers. De spreker is dan nog steeds gelijktijdig in beeld. Desktopsharing kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer de spreker wil laten zien hoe die een precies aantal stappen doorloopt in een digitaal proces.

Na de live uitzending is deze nog altijd beschikbaar om terug te kijken. Dit noemen we “on demand”. Kijkers kunnen hiervoor de oorspronkelijke link gebruiken. Ook alle interactieve functionaliteiten werken nog steeds binnen de on demand-uitzending. Dit betekent dat deelnemers pollvragen en de enquête kunnen invullen, en zelfs kunnen reageren via de chat. De vraag wordt dan doorgezet naar de organisatie. Hierdoor blijf je waardevolle data verzamelen.

Direct na het webinar ontvangen de deelnemers een enquête met de vraag hoe ze het hebben ervaren. Deze uitkomsten in combinatie met andere data zoals het aantal kijkers en kijkduur bespreekt de regisseur na de uitzending met jou en je team. Je krijgt hiervan ook een rapportage.

Zeker. Toetsen voor opleidingen kan zowel tijdens een live als on demand uitzending. De deelnemer kan zo ook op een later moment de test doorlopen en eventueel in aanmerking komen voor accreditatie.

In de rapportage staan alle gegevens van voor, tijdens en na de uitzending. Denk daarbij aan het aantal uitgenodigde deelnemers, het aantal kijkers, de kijkduur en de waardering van het webinar. Je kunt de rapportage naar PDF en Excel exporteren. Ook is het mogelijk om deze met een plug-in te koppelen aan bijvoorbeeld het CRM-systeem van je organisatie.

Op veel verschillende manieren kun je deelnemers nog eens benaderen:

>Met een bedankmail
>Met een terugkijklink voor mensen die zich hadden aangemeld maar die niet hebben gekeken
>Door contact op te nemen met mensen die hebben gereageerd op een call to action
>Door terug te komen op een vraag van een deelnemer waar tijdens de uitzending geen ruimte voor was. Daarnaast zijn de uitkomsten van polls en enquêtes een goede bron voor onderwerpen van komende webinars.