DC Klinieken

Wanneer online events organiseren niet je core business is, is het een logische keuze om dat extern te beleggen. Dat is precies wat het team van het symposium Vroegdiagnostiek deed. ‘We zien dit als een extra service naar onze doelgroep die niet fysiek aanwezig kan zijn.’

DC Klinieken, dat met vestigingen door het hele land specialistische, laagcomplexe zorg biedt, vierde dit jaar haar 25-jarig jubileum. Ter gelegenheid van het jubileum werd het boek ‘U heeft nog 25 jaar’ gepubliceerd, over vroegdiagnostiek. De publicatie en het jubileum waren aanleiding om een symposium over het onderwerp vroegdiagnostiek te geven, met prominente sprekers uit het vakgebied. Er werd gekozen voor een hybride event: deelnemers konden fysiek aanwezig zijn in het Planetarium in Amsterdam of via een live verbinding meekijken.

Voordelen verbinden

Zorgondernemer Loek Winter van DC Klinieken wilde de voordelen van online en fysiek met elkaar verbinden. ‘Online is superefficiënt en tegelijkertijd is er een grote behoefte om fysiek bij elkaar te komen. We wilden beide mogelijkheden aanbieden aan onze doelgroep, de zorgprofessionals. Zo maakten we ons event extra aantrekkelijk.’ Winter schat in dat ongeveer 20 procent van de doelgroep online heeft meegekeken.

Maar er zijn nog meer voordelen, zegt eventmanager Ingrid Labadie: ‘Wanneer je gericht geïnteresseerd bent in een deelonderwerp, bijvoorbeeld vroegdiagnostiek van alzheimer, kun je ervoor kiezen alleen dat onderdeel te bekijken. Zo kun je als zorgprofessional efficiënt met je tijd omgaan.’

Professionals inschakelen

Een hybride event vraagt om extra organisatie; daarvoor schakelde DC Klinieken Online Seminar in. Winter: ‘Daar zijn we zeer tevreden over. Het is onze expertise niet, dus het is fijn als een professionele partij dat kan doen. Online Seminar heeft dat goed gedaan.’ Labadie voegt toe: ‘Bovendien was Online Seminar erg flexibel, bijvoorbeeld met wijzigingen op het laatste moment. En ze doen veel meer dan je misschien verwacht: In ons geval hebben ze een landingspagina gemaakt, die vanuit een eventpagina van DC Klinieken aangejaagd werd. Daarnaast deden ze communicatie: voor bevestiging en reminders, banners ter promotie van het event op VVAA (Vereniging voor Arts en Auto), call to action naar de bestelpagina van het boek, en follow up-mails.’

Ook vindt Labadie het een groot voordeel dat het aanmeldproces veilig en makkelijk is. ‘Als deelnemer hoef je maar één keer een account aan te maken en klaar ben je. Het event staat dan in je agenda als je dat wil en als het webinar start hoef je niet weer je wachtwoord op te rakelen.’

Dagvoorzitter

Uiteraard vraagt een hybride event extra inspanningen van de dagvoorzitter. Winter: ‘Aan diegene hebben we de eis gesteld dat die het online publiek moet kunnen betrekken. Want wat je in het oog hebt, heb je in het hart. Je moet erg bewust zijn van deelnemers die er niet bij zijn.’ Labadie voegt toe: ‘De interactie met het online publiek was echt een meerwaarde – er kwamen interessante vragen en feedback. De deelnemers en wij als organisatie zijn zeer positief!’