Rijksoverheid

learnings voor een online interactief Traineeplaza

Online event van de Rijksoverheid

Bij de Rijksoverheid organiseren ze jaarlijks het Traineeplaza om HBO en WO studenten in de laatste fase van hun studie of net afgestudeerden kennis te laten maken met hun rijke traineeshipsaanbod. Deze traineeships zorgen voor aanwas van nieuwe collega’s, die breed inzetbaar worden opgeleid binnen verschillende rijksorganisaties. Tot en met 2020 werd dit evenement fysiek georganiseerd, maar in de corona crisisjaren waren zij genoodzaakt om te switchen naar een online event. Voortschrijdend inzicht wijst uit dat het online aspect niet meer weg te denken is bij de werving van studenten.

Voorwaarden van fysiek naar online

Strikte regels met betrekking tot het inkopen en gebruiken van (online) diensten vormen altijd een grote uitdaging voor een organisatie als Rijksoverheid. Vooral het waarborgen van de privacy van zo’n 2000 geïnteresseerden die zich inschrijven voor Traineeplaza is essentieel. Op papier worden zaken rondom privacy vaak goed vastgelegd, maar hoe pakt dit in de praktijk in de uitvoering uit? Dat is de eerste vraag die het team Rijksbrede Beurzen & Evenementen beantwoord wilde hebben. ‘Online Seminar heeft Rijksoverheid aangetoond dat hun platform op dit gebied optimaal functioneert. Aan een belangrijke voorwaarde om online te gaan is daarmee voldaan, waarmee wij de privacy van alle deelnemers konden waarborgen.’

Onderschatting

‘Van fysiek naar online brengt ook andere uitdagingen. Zo vraagt een interactief online event ook een organisatorisch andere invalshoek’, concludeert het team Beurzen & Evenementen. ‘Wij hebben achteraf gezien, te veel geprobeerd om een fysiek event in een online jasje te steken; presentaties, workshops, stands, maar ook netwerkfaciliteiten. Wij wilden alles online beschikbaar stellen. Bij het volgende event willen wij ons focussen op twee maximaal drie contactmogelijkheden op het platform. Ook omdat het opzetten van een online event qua investering in tijd niet onderschat mag worden.’ Er is voor dit event een prachtig eventplatform ingekocht, maar de eventteams blijven wel verantwoordelijk voor de invulling. Dan moet je denken aan content en design in je eigen huisstijl om je online omgeving een herkenbaar gezicht te geven. Hier gaat wel meer tijd inzitten. Het is goed om daar in de planning rekening mee te houden.

Virtuele ingang van Traineeplaza

Beloning van onze inspanningen

De gezamenlijke effort en het enthousiasme van het projectteam van Rijksoverheid en Online Seminar leidden, ondanks een korte voorbereiding, tot een succesvolle zes uur durende livestream met drie blokken van twee uur. Tijdens deze sessies namen de huidige trainees het woord. In totaal zijn er zestien webinars gegeven via Online Seminars webinarplatform door de verschillende departementen met betrekking tot hun eigen traineeship. Via Webex, een webconferencing platform, zijn twee rondes van twintig workshops live gegaan. In een virtuele lobby werden de trainees vooraf persoonlijk welkom geheten.

Op de dag zelf navigeerden 1200 deelnemers over een virtuele beursvloer met dertien digitale beursstands om informatie op te halen; filmpjes bekijken, websites bezoeken, whitepapers downloaden en met elkaar in een live chat ervaringen en kennis uitwisselen. Op het digitale ontmoetingsplein kon men op naam of interesse zoeken naar ‘sparringpartners’ en zo eenvoudig een (video)gesprek starten. Traineeplaza faciliteerde digitale ronde tafels met wisselende thema’s voor vijftien traineeships waar men vrij kon binnenlopen en vragen kon stellen aan de host van de sessie. Alles inclusief werd op 24 januari een uniek hoogstaand virtueel event gerealiseerd, met aantallen deelnemers die offline niet bereikt zouden worden.

Highlights en insights

‘Het design van het platform was volledig customized en mooi, écht een visitekaartje en de techniek verliep vlekkeloos. Uiteraard is goedwerkende techniek cruciaal rondom een digitaal evenement. Daarmee valt of staat je dag’, aldus een projectmedewerker. ‘Het meest opmerkelijk vonden wij dat er wel heel wisselende reacties voorbijkwamen over het platform. Sommige deelnemers vonden het heel mooi en praktisch in gebruik – echt anno 2022. Anderen gaven aan dat ze het programma ook via een simpele Zoom call hadden kunnen volgen.’

Met Zoom had Rijksoverheid alleen niet de insights gehad waar ze nu over beschikken én de features om er een volwaardig event van te maken. Ze willen er echter wel voor waken om een volgende keer de deelnemers te overladen met onderdelen. Ze gaan beter hun doelen in kaart brengen en onderzoeken waar de doelgroep écht behoefte aan heeft. Een van de bevindingen is, dat gebruikers vooraf op de hoogte moeten zijn hoe het platform werkt. De exposanten moet je voorzien van een briefing en de bezoekers van een Q&A. Tijdens het event wil je daar geen vragen over beantwoorden, zodat je je dan als organisator vol op de inhoud kunt focussen.

“Wij zijn gelukkig net op tijd begonnen met de voorbereidingen. En dat is écht essentieel’, bevestigt het Projectteam. ‘Er komt veel bij kijken om alles perfect operationeel te krijgen. Wij spreken uit eigen ervaring.’

Dit evenement is georganiseerd in opdracht van UBR, de uitvoeringsorganisatie bedrijfsvoering voor het Rijk.

Medewerker, contactblok

Wil je meer weten?

Jasper Poot
jasper.poot@onlineseminar.nl

+31 (0)633786982

Succesverhalen

We zijn trots op onze klanten. Als we aan hen vragen waarom ze graag met ons werken, zeggen ze drie dingen: de aandacht die jullie geven is fantastisch, het webinarplatform is state-of-the-art en de data zijn enorm rijk. Dit zijn hun verhalen.

Wil je écht
contact met je
doelgroep?

Wil je een webinar, virtueel of hybride event organiseren, of wil je meer weten over ons platform en onze studio’s? Vul het formulier in en wij komen binnen een werkdag bij je terug.

Meer weten over een van onze diensten? Wij helpen je graag.