Zo organiseer je een online event voor een praktisch ingestelde doelgroep

Al 36 jaar organiseert stichting Venticare een jaarlijks geaccrediteerd event voor medewerkers werkzaam in de Acute Zorg. Dit jaar was het event voor het eerst volledig online. Het bleek een uitdaging om voor zo’n praktisch ingestelde doelgroep een goed online event neer te zetten. Toch lukte het.

Normaal gesproken staat in juni het Den Bossche 1931 Congrescentrum twee dagen in het teken van de Acute Zorg. Ruim 1200 medewerkers van Intensive Cares en ambulances laten zich op deze locatie bijscholen over de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied. Hoogtepunt: de Venticare Reanimatie Competitie. Teams van verschillende ziekenhuizen strijden tegen elkaar om te laten zien wie het best kan reanimeren. ‘Dit is een zeer serieuze zaak’, zegt accountmanager van Venticare Floortje Stevens. ‘Er gaan intensieve interne competities in de ziekenhuizen aan vooraf, zodat alleen de beste teams verschijnen. Het doel om veel te trainen in reanimatie wordt daarmee gehaald. Bij winnaars en verliezers lopen de tranen vaak over de wangen.’ Behalve de eer en roem uit het land is de eerste prijs een grote beker en een geldbedrag van € 1.000,-

Keuze voor een online event

Maar tijdens de coronacrisis konden dit soort events natuurlijk niet plaatsvinden. Daarom is ook Venticare uitgeweken naar online. Uitdagend, vond Floortje dat. ‘We hebben een hele praktisch ingestelde doelgroep. Handen aan het bed, weinig beeldschermen. Zeker een hele dag achter een beeldscherm zitten, is lastig.’ Bovendien waren de medewerkers uit de Acute Zorg door de enorme werkdruk van de afgelopen periode moe. Erg moe. ‘Tegelijkertijd wilden we bij hen de onderwerpen die nu spelen onder de aandacht brengen. Over een half jaar spelen er weer hele andere dingen. Daarom hebben we er toch voor gekozen om het event te laten doorgaan, maar dan wel een dag in plaats van twee dagen.’

De uitdagingen van online

Vervolgens kwamen er allerlei andere uitdagingen bij, vertelt Floortje. ‘De beslissing om het event te laten doorgaan, kwam enkele weken voor de daadwerkelijke datum. We hadden niet veel tijd om zaken te veranderen.’ Bovendien werd het Floortje en haar team al snel duidelijk dat een online event totaal anders is dan offline. ‘Offline heb je een balie, een routing, nu moesten we met software werken. Het inhoudelijke programma was al klaar en we konden het niet meer veranderen. Maar we kwamen erachter dat je een offline presentatie niet 1-op-1 kunt overnemen. Een online event is toch een soort tv-programma dat je goed moet scripten. Dat was een enorm leerpunt voor een volgende keer.’

Succesvolle dag

De dag was niettemin een succes. ‘We hadden 4 inhoudelijke blokken. Het mooie was dat die blokken ook onafhankelijk van elkaar on-demand terug te kijken waren. Er was een dj tijdens de lunch, honderden kijkers die actief meededen via polls en chats, en tevreden sponsors waarvan we tijdens het event video’s met pitches hebben laten zien.’ Floortje was daarbij erg blij met de expertise en de inzet van Online Seminar. ‘Ze adviseerden ons over allerlei zaken waar we zelf geen kennis van hebben. Bovendien hebben ze hard voor ons gerend om alles op tijd af te hebben en onze wensen te realiseren. Niets was te gek.’

Hybride events

Voor een volgend event overweegt Floortje een hybride vorm. ‘Het werk van de Acute Zorg blijft enorm praktisch. Online reanimeren gaat simpelweg niet. Bovendien hecht onze doelgroep aan een fysiek uitje met elkaar.’ Een potentieel voordeel is wel dat deelnemers online sessies kunnen bijwonen die ze op de live dag hebben gemist. Floortje: ‘Ons programma is helemaal plenair, dus dat is nu niet echt van toepassing. Maar met een online event vergroten we wel ons bereik. Het is immers inherent aan ons vakgebied dat nooit iedereen erbij kan zijn: iemand moet op de IC en de ambulance staan. Met een online event kunnen we ook die mensen bedienen.’

Wil je meer weten?

Neem contact met ons op

Rico Hoeboer
+31 (0)6 83798809
rico.hoeboer@onlineseminar.nl


Succesverhalen

Hoe we samen ambities waarmaken, hindernissen overkomen en resultaat boeken.


Audi

Medewerkers effectief informeren met webinars

Het Juridisch Loket

Slim opleiden via webinars

UMC Utrecht

Webinars als bron van medische info

UWV

Een baan vinden met hulp van webinars