Steeds meer organisaties kiezen voor een algemene ledenvergadering (ALV) of online aandeelhoudersvergadering (AVA). De belangrijkste vraag die we in dit geval vaak te horen krijgen: hoe zorg je voor een veilig en goed verloop van de digitale stemming? Dit is hoe het werkt.
Zeker sinds de coronapandemie is de online ALV of AVA populairder dan ooit. Waar voorheen een stemming fysiek plaatsvond of via de bank is de digitale weg nu vaak een logische route. ‘Van onze klanten krijgen we terug dat ze de vergaderingen soepel vinden verlopen’, zegt Jasper Poot, Business Development Manager bij Online Seminar. ‘Ze zijn snel en kostenefficiënt, doordat ze geen ruimte hoeven te boeken voor alle aanwezigen. Bovendien zijn de stemmingen veilig, iets wat natuurlijke hoge prioriteit heeft.’ Niet voor niets kiezen organisaties zoals uitgeverij Koninklijke Brill, de politieke partij 50PLUS en biotechnoloog Pharming voor deze digitale oplossing.
Hoe verloopt een veilige stemming?
Veilig stemmen begint met een geverifieerd account. Een account waarvan geverifieerd is dat het hoort bij een aandeelhouder of lid. ‘Vanuit dat account kan iemand één keer stemmen. Niet meer. Zo voorkomen we dat er dubbele stemmen binnenkomen.’ Het is wel mogelijk om een “pre vote” uit te brengen, wanneer dit volgens de statuten van de organisatie is toegestaan. Bijvoorbeeld omdat iemand niet bij de vergadering aanwezig kan zijn, maar wel wil stemmen. In zo’n geval brengt iemand voorafgaand aan de vergadering al een stem uit. ‘Tijdens het webinar kunnen wij de pre-votes automatisch bij de live stemmen optellen, zodat je direct een volledig beeld krijgt.’
Stemrecht en stemwaarde
Ook op andere manieren wordt de veiligheid geborgd. ‘Uiteraard kunnen we de vergadering afschermen voor iedereen voor wie die niet bedoeld is. Er zijn ook vergaderingen die wel openbaar toegankelijk zijn, terwijl niet iedereen stemgerechtigd is. Dan kunnen wij aan de deelnemers die geen stemrecht hebben de stemwaarde “nul” meegeven. Dus ook al “stemmen” ze, dan heeft hun stem geen waarde.’ Wanneer organisaties het willen, kunnen zij bovendien alle data voorgelegd krijgen. Bijvoorbeeld voor hun juridische afdeling. Zo kunnen ze een extra check doen of er geen onrechtmatigheden hebben plaatsgevonden.
Stemmen naar rato
Er zijn nog meer opties die bijdragen aan een snel, overzichtelijk proces. Zo kan het systeem automatisch meewegen hoeveel waarde een stem heeft. ‘Dit is vooral van belang voor aandeelhoudersvergaderingen. De ene aandeelhouder heeft 500 aandelen, de andere een. Dan kunnen we die stemmen naar rato laten meewegen.’
Stemuitslag bekendmaken
Wanneer de uitslag van een stemming binnen is, kan de organisatie kiezen hoe ze deze wil tonen. ‘Dit kan op een scherm, zodat het voor iedereen tegelijkertijd zichtbaar is. Organisaties kunnen er ook voor kiezen dat de uitslag naar één persoon gaat, bijvoorbeeld naar de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Diegene kan de uitslag dan voorlezen.’
Herstemming wanneer nodig
Wanneer het noodzakelijk is, kan een herstemming plaatsvinden. ‘Laatst was een vraag tijdens een ledenvergadering negatief geformuleerd. De leden raakten hierdoor in de war, omdat het leek of ze met ja of met nee moesten antwoorden. Wanneer we zo’n signaal van meerdere leden krijgen, kunnen we snel een herstemming laten plaatsvinden. Dat heeft de organisatie in dit geval ook gedaan.’