Sinds de coronapandemie is gebleken dat het organiseren van hybride events veel voordelen kan opleveren en een stap vooruit is ten opzichte van alleen maar fysieke bijeenkomsten. We zetten de voordelen voor je op een rij.
Wat is een hybride event?
Een hybride event combineert live publiek met online. Kortweg, er zijn mensen op een bepaalde locatie samen en anderen interacteren digitaal. Er zijn diverse mogelijkheden in wie er live aanwezig is en wie online. Een goed voorbeeld hiervan is het Prinsjesdagontbijt, met live publiek op vier locaties en 700 ondernemers die op afstand deelnamen. Maar ook voor andere toepassingen bleek een hybride event het afgelopen jaar uiterst geschikt. Zo was er een grootschalig internationaal event van een FMCG-supplier, waarbij de presentator vanuit Zuid-Amerika werd ingebeld, en het publiek vanuit de hele wereld zichtbaar was op schermen in het decor. Dit versterkte de saamhorigheid tussen het live en online publiek optimaal.
De toekomst van hybride events
Het is natuurlijk nog steeds erg waardevol om elkaar in de ogen te kijken, dus blijven live events altijd een belangrijke rol spelen. Maar de online evenementen hebben een vlucht gemaakt en bijna elk bedrijf heeft wel ervaren dat dit ook grote voordelen heeft:
● Online en hybride events zijn een stuk efficiënter en leveren ook nog eens veel meer interessante data op.
● Ook de kosten van hybride events zijn beheersbaar. Voor bezoekers die online deelnemen scheelt het reistijd en het is veel groener.
● Een ander, vaak onverwacht, voordeel is dat het publiek in een online sessie veel sneller zijn hand opsteekt dan in een zaal. Je krijgt daardoor vanuit de digitale omgeving veel interactie, wat ook weer effect heeft op het publiek in de fysieke locatie. Dit zorgt voor een sterke wisselwerking tussen de on- en offline wereld, wat uiteindelijk de gewenste inzichten oplevert en doelen behaalt.
● Momenten tijdens het event die achteraf waardevol zijn gebleken, kunnen teruggekeken worden. Hierdoor kan deze specifieke input worden hergebruikt in de doorvertaling naar volgende (doel)groepen.
● Aangezien het mogelijk is een hybride event later terug te kijken, blijven de context en onderbouwing van gedeelde presentatie(s) en documenten bewaard. Ook de impact en sfeer rond ingrijpende onderwerpen is terug te halen.
Livestream-opties
Alles wijst erop dat we bij interne zakelijke events toegaan naar een ratio van één op vier: bij een kwart van de evenementen is iedereen verplicht fysiek aanwezig en de andere drie zijn hybride varianten. Hierbij is de keuze vrij of afhankelijk van de situatie of deelnemers er fysiek bij zijn. Bij congressen en dergelijke evenementen zal er steeds vaker ook een online (interactieve) optie zijn, waarbij deelnemers kunnen kiezen of ze fysiek aanwezig zijn of digitaal deelnemen.
Vijf take-outs / tips:
1: Zorg voor een strakke planning
Aangezien je met twee doelgroepen (online en fysiek) te maken hebt, is een nauwkeurige voorbereiding extra belangrijk. Niet alleen binnen het uitnodigingstraject, de creatie van gedetailleerde draaiboeken en de technische voorbereiding, maar ook op de dag van het event zelf. Benut tijdens je voorbereiding de expertise van virtual event platform providers en professionele venue managers voor een onvergetelijk event.
2: Besteed extra aandacht aan je online doelgroep
Een van de grootste risico’s tijdens een hybride event is dat de focus vooral op de mensen in de zaal ligt. Betrek je online kijkers daarom zoveel mogelijk: laat ze participeren via bijvoorbeeld de chat en pollvragen, en geef zowel je online als fysiek publiek de mogelijkheid om met elkaar in gesprek te gaan op een digitale netwerkvloer. Meer dan ooit gaat een hybrid event om verbinding: zorg voor memorabele gedeelde ervaringen.
3: Een hybride event gaat door, ook wanneer het stopt
Normaal stopt een fysiek event aan het eind van de dag, en daarmee is de kous vaak af. De kracht van een hybride event is dat je zowel je online als fysieke publiek de mogelijkheid geeft om ook na afloop te genieten van het event. Presenteer al je keynote speeches, documenten en andere highlights on demand, met dezelfde interactiviteit als eerst. Niet alleen levert dit event zo een schat aan data en geëngageerde eventbezoekers op. Ook krijgen jij en jouw event-exposanten de mogelijkheid om nog langer in contact te blijven met prospects.
4: Testen, testen en nog eens testen
In feite organiseer je twee events tegelijkertijd, met alle hoogwaardige technologie en functionaliteiten die daarbij gepaard gaan. Test het event dus uitgebreid vooraf, voor beide soorten publiek.
5: Denk aan de digitale aandachtsspanne
Het online publiek heeft veel meer afleiding dan het publiek in de zaal. Houd daarom extra rekening met de invulling van het programma: denk aan de lengte van de keynotes, de interactie met het online publiek tijdens bijvoorbeeld je Q&A’s, en mogelijke extra features op het virtual event platform tussen de sessies door.
Kortom, de mogelijkheden van hybride zijn eindeloos en leiden tot bijzondere events met een ervaring die smaakt naar meer.