Natuurlijk zijn er verschillen tussen virtuele en fysieke evenementen: je ziet elkaar niet, je kunt niet ongedwongen netwerken en het is niet meer een ‘dagje uit’. Maar als puntje bij paaltje komt, gaat elk evenement om het delen van waardevolle informatie. Of het nu gaat om een interne reorganisatie, een productpresentatie of de laatste ontwikkelingen. En juist dat gaat uitstekend bij een virtual event zoals een webinar.
In 6 stappen naar een virtual event
Op een laagdrempelige, maar toch veilige manier wordt de evenementlocatie gedigitaliseerd. We volgen daarbij zes stappen:
● Je doelgroep wordt uitgenodigd om deel te nemen
● Je bezoekers krijgen een ticket aan het digitale loket, al dan niet tegen betaling
● Er wordt automatisch een registratielijst bijgehouden
● In aanloop naar het evenement krijgen alle deelnemers een vriendelijke reminder
● Op de dag van het event controleer je de bezoekers (alleen geverifieerde e-mailadressen hebben toegang)
● Iedereen neemt ‘digitaal plaats’, de zaal loopt vol en het evenement kan beginnen!
Interactie met je publiek
Het licht in de digi-zaal dooft en de spots op het podium gaan aan. Honderden, zo niet duizenden ogen zijn gericht op de schermen: wat gaan de sprekers vertellen?
De presentatie roept vragen op. Jij wilt als presentator ook wat feedback uit de zaal. Ook dit is allemaal onderdeel van het virtual event. Door middel van de gemodereerde chat stellen de deelnemers live hun vragen. Wil je feedback van de mensen als ze niet zelf een vraag stellen? Stel een pollvraag. Makkelijk, anoniem, en net als stemmen in de zaal.
Wil je nog meer informatie? Ook mogelijk. In plaats van uitgeprinte evaluatieformulieren of nagestuurde enquêtes, krijgen alle aanwezigen na de plenaire sessie een pop-up in hun scherm, waar ze direct na afloop enkele beoordelingsvragen beantwoorden.
Waarom zijn virtual events een volwaardig alternatief?
In deze chaotische tijden biedt een virtueel event veel voordelen. Een greep uit de belangrijkste:
1. Je kunt alsnog je evenement organiseren, en vaak tegen veel lagere kosten
2. Het is eenvoudig: je verspreidt op een efficiënte manier je boodschap onder het publiek
3. Er is een hoge mate van interactie door de live chat, polls en enquête
4. Rapportages geven je gedetailleerde inzichten op gebruikersniveau
5. Ook aan de ‘laatkomers’ is gedacht: elke sessie is on demand te bekijken
Lees ons interview op RTLZ om meer te weten te komen over de organisatie van een virtueel evenement.