Skip to main content
To hybrid, or not to hybrid

Door de covid19-pandemie zijn hybride events sterk in opkomst. Maar wat zijn ze precies en wanneer kun je het beste denken aan het inzetten van een hybride event  als bedrijf? Onze business unit manager Jasper Poot geeft advies.

Wat is een hybride event?

‘Laten we beginnen met de definitie van een hybride event’, zegt Jasper. ‘Veel mensen zien een hybride event vooral als een gebeurtenis die een live event combineert met online. Kortweg, er zijn mensen op een bepaalde locatie samen en daarnaast kijken mensen digitaal mee.’ Dit is de meest gangbare vorm, maar volgens Jasper is er nóg een optie. ‘Laatst verzorgden wij een event voor Interfood, waarbij de presentatoren bij ons in de studio zaten en een presentator in Zuid-Amerika. Daarnaast keken werknemers van over de hele wereld mee en die werden óók in beeld gebracht op schermen in het decor. Bij gebrek aan “live” werd er op deze manier zo veel mogelijk een “wij-gevoel” gecreëerd.’

De toekomst van hybride events

Hoe je ‘hybride’ ook definieert, zeker is wel dat we in de toekomst veel meer hybride events gaan meemaken. ‘De pandemie heeft ze natuurlijk in een stroomversnelling gebracht. Ik raad bedrijven aan om fysieke evenementen niet volledig overboord te gooien wanneer het straks weer mag. Het is gewoonweg waardevol om elkaar in de ogen te kijken. Ook zie je dat de tools voor breakout sessions, waarbij je afzonderlijk met een klein groepje of een-op-een spreekt, nog in de kinderschoenen staan. Die sociale aspecten mis je digitaal.’

Wisselwerking tussen on- en offline

Tegelijkertijd zijn de voordelen van het inzetten van een hybride event er volop: de kosten zijn lager, het scheelt reistijd en het is veel groener. Een ander, vaak onverwacht, voordeel is dat het publiek digitaal veel sneller z’n hand opsteekt in een online sessie dan in een zaal. Jij krijgt daardoor vanuit de digitale omgeving veel interactie, wat ook weer effect heeft op het publiek in de fysieke locatie. Dit zorgt voor een sterke wisselwerking tussen de on- en offline wereld.

Livestream-opties

Jasper vermoedt dat we daarom toegaan naar een ratio van één op vier voor interne events van bedrijven. ‘Bij een kwart van de evenementen is verplicht iedereen aanwezig; de andere drie zijn hybride varianten, waarbij de keuze vrij is of afhankelijk van de situatie of je er fysiek bij bent. Bij congressen en dergelijke evenementen zal er steeds vaker een livestream-optie zijn, waarbij deelnemers kunnen kiezen of ze fysiek aanwezig zijn of digitaal meekijken. Rotterdam Ahoy, waarmee we onlangs een samenwerking zijn aangegaan, is een goed voorbeeld van een locatie die zich hiervoor leent.’

Bijzondere evenementen

Jasper waarschuwt bedrijven wel dat er veel voorbereidingen komen kijken bij het opzetten van een hybride event. ‘Wij ontzorgen bedrijven erbij, maar uiteindelijk organiseer je eigenlijk twee events. Je moet het niet onderschatten.’ Het levert dan ook veel op, aldus Jasper. ‘De mogelijkheden van hybride leiden tot bijzondere events. Het Prinsjesdagontbijt was fantastisch, met live publiek op vier locaties en 700 ondernemers die op afstand meekeken. Of de hybride dag van ondernemer Martijn van Rheenen, die tegen alle adviezen in een event hield van maar liefst 6 uur én het publiek – op locatie en digitaal – al die uren wist te boeien. Dat is gaaf.’