Jezelf écht op een congres wanen – dat is de toekomst van virtuele events. Om dit doel te bereiken, zijn wij een samenwerking gestart met Verus EventMagix, een virtual event softwareprovider. ‘Verus laat zien hoe het volgende niveau van virtuele events eruitziet’, zegt Sjors van den Camp, business unit manager bij Online Seminar.
De impact van de pandemie: van fysiek naar online
Direct na het uitbreken van de pandemie moesten congresorganisaties snel omschakelen van fysieke naar virtuele congressen. Inmiddels heeft deze virtuele oplossing zich bewezen als een verrassend én vaak zelfs volwaardig alternatief. Sjors verwacht dat in elk geval in 2021 virtuele congressen de norm blijven. ‘Vervolgens zullen congressen een meer hybride karakter krijgen. Deelnemers kunnen ze dan zowel fysiek als online bijwonen.’ Om welke vorm het ook gaat, door al deze ontwikkelingen ontstaat er nog meer behoefte aan een realistische virtuele beleving. ‘Ook een virtueel congres mag een aangekleed feestje zijn.’
Het virtuele platform: interactief en veelzijdig
Inspelend op die ontwikkeling heeft Verus EventMagix een modulair platform ontwikkeld waarop de beleving van een fysiek congres volledig is nagebootst: vanaf de registratie tot aan het uitcheckmoment.
Het realistische platform lijkt op een 3D impressie van een architect waar je in alle vrijheid doorheen kunt lopen. Na registratie kom je in een overzichtelijke lobby van waaruit je jezelf virtueel door de congreslocatie kunt verplaatsen, van zaal naar hal. Er is bijvoorbeeld een ruimte voor plenaire sessies met een podium, waarop een scherm met alle sprekers wordt geprojecteerd. Daarnaast zijn er hallen voor interactieve break-outsessies. Sjors legt uit: ‘In deze hallen wordt het platform van Online Seminar gebruikt om de interactie met het publiek aan te gaan. Je ziet op het scherm bijvoorbeeld een expertpanel in gesprek met elkaar gaan. De deelnemers kunnen via de chat live reageren, pollvragen beantwoorden of op een call-to-action klikken.’
Virtuele beursruimte
Verder is er een ruimte met verschillende beursstands. Je kunt dan direct in contact treden met de vertegenwoordiger van het desbetreffende bedrijf of spraakmakende demo’s bekijken. Ook is er een bibliotheek waar deelnemers onder andere handige artikelen, whitepapers of video’s kunnen downloaden.
Next-level events
‘We zien dat dit echt het volgende niveau van virtuele events is,’ zegt Sjors. ‘Het ziet er heel realistisch uit. Bovendien scheelt een virtueel event flink in de kosten, is het erg milieuvriendelijk, creëer je een groot bereik, en blijft het ook na afloop beschikbaar. Deelnemers kunnen de sessies bekijken op een moment dat het hen schikt. Dat zijn natuurlijk enorme voordelen ten opzichte van fysieke events.’