Met een goed idee voor een webinar ben je er niet. Je wilt ook voldoende deelnemers én de juiste deelnemers. Hoe zorg je ervoor dat ze het webinar weten te vinden en het daadwerkelijk bekijken? Wij delen onze beste ervaringen in 6 stappen. Wanneer je het volgende stappenplan volgt, vergroot je de kans op de juiste deelnemers aanzienlijk. Deelnemers werven voor webinars in 6 stappen doe je zo:
1. Bepaal precies wat het onderwerp is van het webinar
Succesvol deelnemers werven voor webinars kan alleen wanneer het duidelijk is waar het webinar over gaat. Dan kan je ook de juiste deelnemers vinden. Hou het kort en simpel, en vat het samen in een kopregel met omschrijving. De kop en de omschrijving kun je vervolgens in de uitnodiging gebruiken. Het is een goed idee om verschillende koppen te ontwikkelen en te kijken welke het meest succesvol is. Dit is een voorbeeld van een geslaagde omschrijving:
“Er zijn miljoenen mensen met goede ideeën, maar slechts weinigen brengen dit echt in praktijk. Velen laten zich weerhouden door de angst voor het onbekende en de garanties die ze hebben bij hun vaste baan. Zonde. Zo dachten ook de initiatiefnemers van ProBeleggen. Jarenlang werkten ze voor een baas, maar ze vonden dat het anders kon en beter moest en zetten de stap.
Tijdens dit webinar vertelt Jim Tehupuring (o.a. bekend van RTL Z en DFT.nl) hoe ze van idee, naar concept, naar ontwikkeling en uiteindelijk live gingen. Waar hebben ze in zes maanden tijd de focus op gelegd, welke hindernissen werden genomen en hoe kun je je slagkracht vergroten? U hoort hoe dit achter de schermen bij ProBeleggen is gegaan en kunt er uw voordelen mee doen bij uw eigen werkzaamheden. Maar ‘live’ zijn alleen is één ding, zonder klanten ben je nergens. Daarom zullen we tijdens dit webinar Jim Tehupuring ook aan de tand voelen over de stappen die ze daarvoor in gedachten hebben en daar zult u zeker ook nieuwe ideeën uit halen.”
Dit maakt de omschrijving goed
• Herkenning: veel mensen zullen angst hebben om hun baan op te zeggen
• Een ‘held’: iemand die het pad van het ondernemerschap al heeft bewandeld en hierin autoriteit heeft opgebouwd
• De held heeft een verhaal: het is niet alleen rozengeur en maneschijn. Daardoor is het realistisch en aantrekkelijk
• Exclusiviteit: we krijgen een blik achter de schermen
• Direct contact: we kunnen de hoofdpersoon, tot wie normaal geen toegang hebben, vragen stellen
• Inspiratie: we halen er zelf ook iets uit, namelijk nieuwe ideeën
2. Bepaal je doelgroep heel nauwkeurig
Sommige bedrijven weten exact wie het webinar moet volgen, bijvoorbeeld in het geval van interne e-learning. Maar zeker als je leads of sales uit het webinar wilt halen, is dat niet altijd zo evident. Bepaal in dat soort gevallen je doelgroep zo precies mogelijk. Wees er niet bang voor om te ‘niche’ te denken. Het is beter om te kiezen voor: vrouw, 25-35 jaar, zelfstandig advocaat’ dan voor ‘vrouwelijke ondernemers’. Zo’n specificatie maakt het namelijk makkelijker om potentiële deelnemers te vinden.
3. Kies je kanalen
Wanneer je je doelgroep kent, kun je ook bepalen van welke kanalen ze gebruik maken. In onze ervaring zijn deze 2 kanalen het meest succesvol:
• Dedicated mailings voor de doelgroep in je bestaande database. Deze optie levert de meeste deelnemers op. Stuur de mail ongeveer 2 weken voor het webinar.
• Social media campagne voor doelgroep buiten de database. Kies voor kort en bondig via Twitter, en inhoudelijk en zakelijk via LinkedIn bijvoorbeeld.
Zet affiliate links in
Het is goed om te weten wáár alle aanmeldingen vandaan komen. Met deze kennis kun je er namelijk voor kiezen om een bepaalde boodschap meer aandacht te geven. Ook kan het zijn dat een bepaald kanaal niet succesvol is en je het dus niet meer wilt inzetten. Met affiliate links zie je precies waar een aanmelding vandaan komt. Ook komen ze bij elkaar in een heldere rapportage.
Webinar terugkijken
Bied je naderhand de mogelijkheid om het webinar terug te kijken? Zet dat nooit in de mailing. Wanneer je dit erbij vermeldt, zijn er minder mensen die live kijken.
Hoeveel deelnemers kun je verwachten?
Op basis van onze ervaring kun je uitgaan van de volgende cijfers. Van het totaal aantal mensen dat je uitnodigt, schrijft 5% zich daadwerkelijk in voor het webinar. Van het aantal aanmeldingen, neemt gemiddeld 70% ook daadwerkelijk deel aan het webinar. Dus stel je hebt 1000 mensen via je eigen mailinglijst uitgenodigd, dan kun je ervan uitgaan dat 35 mensen het webinar bekijken. Uiteraard zijn deze cijfers niet aan de orde in het geval van verplichte e-learning bijvoorbeeld.
4. Zorg voor een eenvoudige aanmeldprocedure
Wanneer het lastig is om je aan te melden, haken sommige mensen alsnog af. Kies daarom voor:
• Een herkenbaar icoon. Zeker bij webinar reeksen, of terugkomende onderwerpen. Dit creëert vertrouwen en herkenbaarheid.
• Een kort inschrijfformulier. Vraag bijvoorbeeld alleen de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer.
• Duidelijke specificaties over de datum en tijd van het webinar.
• Een e-mail ter bevestiging.
Tip: Je kunt in het aanmeldformulier een extra vraag stellen aan de deelnemers. Je kunt de informatie dan in het webinar gebruiken. Stel alleen een vraag als je de input ook daadwerkelijk gebruikt.
5. Stuur een herinneringsbericht
Het gebeurt vaak genoeg dat mensen zich aanmelden voor een webinar en het niet noteren. Vervolgens vergeten ze het op de dag zelf. Het is daarom handig om mensen die zich hebben aangemeld er nog eens aan te herinneren. Binnen ons systeem sturen wij altijd zo’n 24 uur van tevoren een herinnering per mail. Vlak voor het webinar ontvangen de mensen die zich hebben aangemeld een herinnering per sms.
6. Deelnemers werven voor webinars: evalueer de marketing
Ook al ging het om een incidenteel webinar, dan nog is het verstandig om de marketing en het webinar zelf te evalueren. Welke boodschap sloeg het meest aan, als je er meerdere hebt gebruikt? Waar kwamen de meeste deelnemers vandaan? Hoe groot was het verschil tussen het aantal aanmeldingen en het aantal mensen dat het webinar daadwerkelijk keek? Al dat soort informatie kun je als organisatie meenemen voor een volgend webinar of in verdere marketing.